Um processo comercial integrado, da geração da lead à validação da documentação
A Optimize Investment Partners implementou HubSpot com a Liminal para centralizar o processo desde a entrada de uma nova lead até à qualificação comercial, reunião, recolha e validação de documentação.
O projeto ligou Marketing, Pre-Sales e Sales num único fluxo, com lead routing, tarefas automáticas, gestão de reuniões, oportunidades comerciais, follow-up e um processo estruturado de validação documental.
Principais resultados
Visão 360º
do processo comercial e do investidor
Automação
da qualificação e do follow-up comercial
Rastreabilidade
da recolha e validação de documentação
A Liminal tem sido um excelente parceiro na nossa implementação do HubSpot. O que mais se destacou foi a capacidade de combinar um profundo conhecimento técnico com uma forte visão empresarial — uma combinação rara.
O Cliente
Gestão independente de soluções de investimento
A Optimize Investment Partners é uma sociedade gestora portuguesa independente, especializada em soluções de investimento, incluindo Planos Poupança Reforma, fundos de investimento e gestão de carteiras.
Com uma forte componente digital na geração de procura, através do website, simuladores, conteúdos, campanhas e redes sociais, a Optimize precisava de garantir que essa atividade estava ligada a um processo comercial estruturado.
Marketing, Pre-Sales e Sales precisavam de trabalhar sobre a mesma informação e acompanhar cada potencial investidor ao longo das diferentes fases da relação.
Desde o início, dedicaram tempo a compreender as nossas necessidades, ajudaram-nos a conceber processos sólidos e escaláveis e permaneceram intimamente envolvidos e disponíveis durante todo o projeto.
O Desafio
Ligar Marketing, Pre-Sales, Sales e Onboarding num único processo
A geração de leads acontecia através de diferentes canais, mas a Optimize precisava de aumentar a integração entre as várias etapas do processo.
O CRM encontrava-se descentralizado, dificultando uma visão completa de cada contacto, enquanto Marketing, Pre-Sales, Sales e Onboarding funcionavam com processos que não estavam totalmente ligados entre si.
Era necessário standardizar a triagem das leads, acelerar o acompanhamento comercial e garantir que a informação recolhida em cada interação permanecia associada ao potencial cliente.
Nas fases posteriores da jornada, o processo tinha ainda de suportar a recolha e validação de documentação, o acompanhamento de elementos em falta e a consolidação de informação validada, com maior rastreabilidade e controlo.
Apesar dos desafios, alcançámos os nossos objetivos dentro do prazo previsto e ficámos muito satisfeitos quer com o resultado, quer com a forma como a parceria foi gerida.
A Solução
HubSpot como centro da operação comercial e do processo de qualificação
Lead Management e Lead Routing
A Liminal desenhou um novo fluxo comercial em HubSpot, estruturando a operação em torno dos módulos de Leads, Deals e Tickets.
As leads provenientes de canais como website, campanhas e redes sociais, conteúdos, chat e chatbots, parceiros ou chamadas passam a entrar num processo centralizado, com criação automática do contacto e da respetiva Lead.
Cada nova Lead é atribuída automaticamente a um elemento da equipa comercial através de Lead Routing e é criada uma tarefa de acompanhamento para garantir o primeiro contacto.
Pipeline comercial e criação automática de Deals
O processo foi estruturado em diferentes fases para distinguir novas leads, tentativas de contacto, contactos estabelecidos, reuniões marcadas e leads desqualificadas.
Quando uma reunião é marcada, o sistema atualiza automaticamente a Lead e cria o Deal correspondente, associado ao mesmo contacto. A oportunidade passa então a ser acompanhada através de um pipeline próprio até à qualificação, processamento da informação e fecho do processo.
Da qualificação à recolha de documentação
Quando uma oportunidade chega à fase Qualified to Buy, o potencial cliente recebe automaticamente um email com acesso ao formulário necessário para iniciar a recolha de documentação.
Após este envio, o Deal avança automaticamente para Data Processing e é criada uma tarefa para a equipa de Pre-Sales acompanhar o processo.
Tickets para validação documental
Cada submissão de formulário gera um novo Ticket, no qual a equipa pode aprovar ou rejeitar documentos e diferentes grupos de informação recebidos.
Apenas as secções aprovadas são transferidas para o registo central do contacto. Quando existem documentos em falta ou não aprovados, o processo identifica os elementos necessários e permite voltar a solicitar a informação correspondente.
Lead Management, Sales Pipeline, comunicação, follow-up e recolha documental passam assim a fazer parte de um único fluxo, com informação centralizada e maior rastreabilidade sobre o estado de cada potencial cliente.
Aguardamos com expectativa a oportunidade de trabalhar com a Liminal noutras áreas do nosso negócio e recomendamos a empresa sem hesitações.
O Resultado
Um processo comercial estruturado, automatizado e preparado para escalar
Com a implementação realizada pela Liminal, a Optimize passou a dispor de um processo centralizado em HubSpot que acompanha a jornada desde a primeira interação até à conclusão do processo comercial.
A equipa passou a ter um modelo definido para atribuição e acompanhamento de leads, critérios claros para progressão entre fases, criação automática de oportunidades e automações que garantem follow-up em momentos críticos.
A gestão documental foi também integrada no processo. A equipa consegue controlar que informação foi recebida, validada ou rejeitada e solicitar elementos em falta antes de consolidar os dados no registo do contacto.
O HubSpot funciona, assim, não apenas como repositório de contactos, mas como sistema operacional para coordenar pessoas, processos, tarefas, comunicação e informação ao longo de todo o processo comercial.
CRM e Automação não servem apenas para guardar contactos. Quando processos e tecnologia são desenhados em conjunto, o CRM passa a coordenar toda a operação comercial.