Do Excel a uma operação comercial estruturada e centralizada em HubSpot
A NSM Lawyers reestruturou HubSpot com a Liminal para transformar uma implementação desalinhada com o negócio numa base única para gerir Leads, Deals, introducers e atividade comercial.
O projeto reorganizou o modelo de dados, os pipelines e as automações para suportar operações com o mercado norte-americano e clientes internacionais, normalizou a gestão de Fundos e Agentes e criou reporting operacional para acompanhar evolução, origem, qualidade de dados e performance comercial.
Principais resultados
Fonte única
para Leads, Deals, introducers e atividade comercial
Automação
da qualificação, criação de Deals e reativação
Rastreabilidade
de Introducers, Funds e origem das oportunidades
A Liminal tem sido um parceiro fundamental na nossa implementação do HubSpot. A equipa destaca-se por uma combinação rara de forte conhecimento técnico e experiência em estratégia de marketing, determinante para o sucesso do nosso projeto.
O Cliente
Serviços jurídicos internacionais, imigração e investimento
A NSM Lawyers é uma sociedade portuguesa de advogados com forte exposição ao mercado internacional, com uma operação relevante nas áreas de imigração e investimento, incluindo processos de Golden Visa e D-Visa.
A captação e gestão de potenciais clientes envolve vários pontos de entrada, desde email e formulários do website a eventos, reuniões, Fundos e Agentes internacionais, o que exige consistência na origem, qualificação e acompanhamento de cada Lead.
Para a equipa de Business Development, era essencial trabalhar sobre a mesma informação, distinguir corretamente quem introduziu cada oportunidade e acompanhar o processo comercial sem depender de folhas de Excel paralelas.
Ajudaram-nos a definir a arquitetura certa para as nossas necessidades e a desenhar processos sólidos e escaláveis, sempre com contributos relevantes e um acompanhamento próximo e contínuo em todas as fases.
O Desafio
Corrigir uma arquitetura desalinhada e recuperar a adoção do CRM
A NSM já utilizava HubSpot Marketing Professional e Sales Professional, mas a implementação inicial tinha sido desenhada sem refletir o processo real da equipa de Golden Visa.
Existiam módulos e recursos desenvolvidos à medida que não respeitavam a arquitetura nativa do sistema, nem modelavam a realidade do negócio, criando lógicas de trabalho enviesadas. Sem formação adequada e com suporte reduzido do implementador anterior, a equipa continuava a gerir grande parte da operação em Excel.
Além da arquitetura, faltavam workflows ativos, dashboards úteis e reporting fiável. A entrada de Leads por email, formulários, eventos, reuniões, Fundos e Agentes também não estava integrada de forma consistente.
Era ainda necessário separar conceitos críticos como Lead Source, Introducer e Registered Funds, para garantir rastreabilidade sobre a origem comercial, o contributo de parceiros e a evolução de cada oportunidade.
Graças ao trabalho desenvolvido, atingimos os nossos objetivos dentro do prazo previsto, o que não foi um desafio simples.
A Solução
HubSpot como fonte única para Leads, Deals, parceiros e reporting
Rearquitetura do CRM e modelo de dados
A Liminal redesenhou a arquitetura HubSpot com base em objetos nativos, reduzindo a dependência de módulos custom e clarificando o papel de Contacts, Companies, Leads e Deals no processo comercial.
Fundos e Agentes foram enquadrados como Companies com Labels, enquanto campos condicionais passaram a distinguir Introducer, Introducer Detail e Registered Funds. O modelo ficou preparado para suportar as operações com clientes internacionais, sobre uma lógica comum, com vistas e campos ajustados a cada contexto.
Foram também definidas regras de permissões, campos obrigatórios e critérios de qualidade de dados para garantir maior consistência operacional e reduzir erros de utilização.
Lead Management, qualificação e criação de Deals
O processo de gestão de Leads foi estruturado para garantir uma abordagem consistente desde a entrada e qualificação até à conversão em oportunidade comercial, com critérios claros e informação normalizada ao longo do funil.
A criação e gestão de Deals passou a seguir uma lógica comum, concentrando a informação comercial relevante e permitindo acompanhar com maior consistência a evolução e os motivos de perda das oportunidades.
Automação, reativação e gestão de Introducers
Foram desenhadas automações para suportar follow-up, criação e atualização de registos, triagem por Inbox e reativação de Leads e Deals frios, mantendo controlo humano nos momentos em que a equipa decidiu preservar uma abordagem mais relacional.
A gestão de Introducers passou a distinguir a origem técnica da Lead da entidade que a apresentou à NSM, permitindo analisar separadamente Fundos, Agentes e origem própria, bem como os Fundos onde cada Lead foi registada.
Dashboards, captação e controlo operacional
Foram implementados dashboards consolidados para Leads, Introducers, Deals e Auditoria do Sistema, permitindo acompanhar progressão, conversão, origem, performance de parceiros, registos sem atividade e falhas de qualidade de dados.
O projeto incluiu ainda a normalização de formulários do website em português e inglês, a estruturação da Inbox de D-Visa e automações específicas para garantir que a informação entra no CRM com o contexto correto.
CRM, automação e reporting passam assim a trabalhar sobre o mesmo modelo operacional, reduzindo silos de informação e criando uma base mais sólida para a expansão a outros vistos, equipas e processos pós-venda.
Estamos muito satisfeitos com o resultado e com a forma como a parceria foi gerida, e esperamos continuar a trabalhar com a Liminal à medida que desenvolvemos outras áreas do nosso negócio. Recomendamos vivamente.
O Resultado
Uma arquitetura mais simples, rastreável e preparada para crescer
Com a reestruturação realizada pela Liminal, a NSM passou a dispor de um modelo comercial comum em HubSpot para suportar as operações com clientes internacionais, com regras mais claras para a entrada, qualificação e conversão de Leads em Deals.
A equipa ganhou uma estrutura consistente para gerir Introducers, Fundos e Agentes, acompanhar oportunidades e analisar motivos de desqualificação e perda sem depender de interpretações diferentes entre utilizadores.
Os dashboards implementados dão visibilidade sobre Leads, Deals, Introducers e qualidade do sistema, aproximando o reporting da operação diária e permitindo identificar rapidamente bloqueios, registos incompletos e oportunidades sem atividade.
O HubSpot deixa assim de ser apenas uma ferramenta adquirida e pouco alinhada com o negócio, passando a suportar uma operação desenhada em torno dos processos reais da NSM e preparada para crescer para outros departamentos e casos de uso.
Um CRM só cria valor quando reflete o negócio. Na NSM, a prioridade foi corrigir a arquitetura, simplificar a utilização e transformar dados dispersos num processo comercial mais controlado e mensurável.