Quanto é que a sua folha de Excel lhe está a custar?

Situação comum em Portugal: empresas que confiam numa folha de Excel para gerir e manter toda a informação relacionada com contactos, oportunidades, reuniões, etc. No entanto, assim que o volume de contactos começa a ser elevado e a exigir agilidade e colaboração, começam os problemas. Também a existência de ilhas de informação, em que tipicamente cada comercial aponta as informações no seu Excel, é um problema comum nas empresas portuguesas. Descubra porque é que esta alternativa pode estar a fazer com que a sua empresa perca dinheiro e como alterar esta situação com um CRM.

Como sei que chegou o momento de mudar de uma folha de Excel para o CRM?

Quando surge a necessidade de mudar de uma folha de Excel para o CRM, há vários sinais de que este momento chegou.

1 – Demasiado tempo gasto a atualizar os dados

A partir do momento em que os comerciais perdem mais tempo a atualizar os dados e informações relativas a cada oportunidade comercial, em vez de investirem esse tempo na venda e prospeção, é sinal de que necessita de um sistema que agilize a gestão dos dados. Enquanto que no Excel a inserção de notas, telefonemas, reuniões agendadas, etc. tem de ser feita de modo manual, no CRM estas atividades são geradas de modo automático.

2 – A colaboração é um desafio

A colaboração entre os vários comerciais e o alinhamento entre Marketing e Vendas é a chave para o sucesso da empresa. No entanto, quando toda a informação é partilhada num Excel, torna-se muito difícil que todos os colaboradores saibam exatamente o que se passa com cada contacto e empresa. O CRM torna possível esta colaboração, uma vez que toda a informação sobre cada conta, contacto e oportunidade comercial fica concentrada num único local. Assim, torna-se fácil garantir que todo o histórico é facilmente acessível pela equipa de Marketing e Vendas, para que cada interação com o contacto seja personalizada.

3 – As previsões não são fiáveis

A analítica de marketing e vendas é um dos elementos mais importantes para qualquer gestor. Apenas se os dados estiverem sempre atualizados, se torna possível aceder a KPI que ajudarão a tomar decisões e ajustar a estratégia sempre que necessário. Além da receita total, é importante conseguir perceber qual a receita que se encontra em cada estágio do funil de vendas ou qual a probabilidade de conversão de cada oportunidade, por exemplo. No CRM, esta analítica é feita automaticamente e torna-se possível fazer previsões de vendas precisas e ajustadas à realidade.

4 – O contexto de cada lead é um mistério

Se utiliza uma folha de Excel para gerir os dados de Marketing e Vendas da sua empresa, já se deve ter deparado com a necessidade de obter informação sobre o contexto de cada lead ou oportunidade de negócio e não conseguir dar uma resposta adequada por falta destes dados. Mesmo que a sua equipa de Vendas atualize regularmente a coluna de “notas”, há muitas informações relevantes sobre cada interação (quer seja por e-mail, telefone ou presencialmente) que fica perdida e que é importante para perceber o contexto de cada oportunidade. O CRM torna mais fácil que cada colaborador consiga obter um overview geral de tudo o que foi dito e feito, ou mesmo reproduza a gravação de uma chamada.

5 – Não sabe qual o desempenho de cada comercial

O volume total de vendas e o número de oportunidades é um bom indicador, mas há muitas outras informações, como o nº de chamadas realizadas por cada comercial ou que elemento tem a maior taxa de resposta, essenciais para manter o bom desempenho da equipa de Vendas. Ao usar uma folha de Excel, manter estas informações sob controlo e atualizadas torna-se um verdadeiro desafio. No entanto, no CRM todos estes indicadores são rastreados de modo automático, para que consiga saber, a cada momento, qual a performance de cada comercial.

Quais os benefícios de usar um CRM?

O Customer Relationship Management (CRM) é um software responsável por gerir o relacionamento da empresa com o cliente, através da automatização e organização dos processos, levando à sua satisfação e fidelização. Ao contar com inúmeras informações valiosas sobre os clientes, a empresa consegue antecipar as suas necessidades e atuar com uma maior assertividade e personalização, simplificando o processo de venda.

Estudos recentes revelam que as empresas que usam um CRM conseguem:

Chegou o momento de implementar um CRM

O caminho para o sucesso começa antes do momento da escolha do CRM, com o levantamento de requisitos, processos e necessidades a que a tecnologia deverá dar resposta. Para facilitar esta tarefa, preparámos um template de requisitos que deve ter em conta quando escolhe um CRM.

Um bom trabalho nesta fase irá garantir que o CRM da sua empresa seja uma peça fundamental para apoiar e amplificar a estratégia, missão, visão e objetivos definidos.

No eBook “Como Escolher um CRM” ajudamos a perceber qual a opção ideal para a sua empresa, explicando de que modo deve listar as suas necessidades e preparar a sua estratégia para integrar um CRM, como avaliar o que existe no mercado, a importância de envolver os seus colaboradores desde o princípio e quais os cuidados a ter na implementação da plataforma.

É igualmente fundamental procurar especialistas em MarTech (marketing technologies), como a Liminal, que saibam como ajudar na escolha e implementação de um sistema CRM. Solicite um diagnóstico à sua empresa e fale com um especialista Liminal.

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