Dynamics 365: Qual a melhor opção? Cloud, On-Premise ou Híbrido?

O mundo das IT está, a cada dia que passa, mais completo, mas também mais complexo. Uma das escolhas cruciais, no momento de decidir quais as melhores opções tecnológicas para a sua empresa, é se a melhor alternativa é hospedar as plataformas em ambiente Cloud, On-Premise ou Híbrido. Descubra abaixo o que significa cada um destes termos e quais os prós e contras de cada alternativa.

On-Premise e Cloud: O que significam?

A diferença essencial entre plataformas em regime “On-Premise” e “Cloud” é a localização do software. Enquanto que as plataformas “On-Premise” estão alojadas nos servidores da empresa, as plataformas “Cloud” estão alojadas em servidores externos.

Enquanto que na primeira opção toda a informação fica guardada dentro dos sistemas da empresa, quando a plataforma é instalada em regime “Cloud” esta informação é guardada em servidores pertencentes a terceiros. As opções “Cloud” oferecem uma maior flexibilidade e custos de manutenção mais reduzidos, o que permite investir tempo, dinheiro e recursos noutras áreas que ajudem o negócio a crescer.

As principais diferenças entre On-Premise e Cloud

Há inúmeras diferenças inerentes a um ambiente On-Premise ou Cloud. O caminho certo para a sua empresa irá depender das suas necessidades e daquilo que quer obter com uma tecnologia em específico.

1. Deployment

– On-Premise:

Num ambiente on-premise, o deployment dos recursos é feito dentro de portas, utilizando a infraestrutura tecnológica da empresa. Além disso, é a própria empresa que fica responsável por fazer a manutenção dos sistemas e todos os processos relacionados.

– Cloud:

Num ambiente Cloud os recursos são alojados em servidores externos, mas a empresa tem sempre acesso a todos os dados, 24h/dia.

2. Custo

– On-Premise:

Geralmente tem um custo mais caro que as opções Cloud, uma vez que a empresa fica responsável por fazer toda a manutenção dos sistemas tecnológicos que suportam a plataforma e ainda terá custos com as atualizações do software. Adicionalmente, há ainda os custos de energia para manter os servidores operacionais e o espaço físico ocupado pelos sistemas.

– Cloud:

As empresas que optam por soluções Cloud apenas têm de pagar pelos recursos que utilizam, sem nenhum outro custo de manutenção ou atualização associado. Apenas é pago aquilo que é consumido.

3. Controlo

– On-Premise:

Ao deter todo o sistema tecnológico, as empresas que optam pelas opções On-Premise têm também total controlo sob todos os dados e do que acontece com eles. Esta questão pode levar a questões sérias de proteção e segurança de dados pessoais, que podem implicar punições elevadas à luz do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

– Cloud:

Nos ambientes Cloud certificados, como por exemplo a Cloud da Microsoft, toda a plataforma está sempre atualizada e cumpre os requisitos legais, nomeadamente o RGPD. Assim, a proteção de dados está sempre garantida, bem como a conformidade da empresa que utiliza a solução.

4. Segurança

– On-Premise:

As entidades que lidam com muitos dados confidenciais, como organizações governamentais ou bancos, são grandes adeptas do ambiente On-Premise, uma vez que conseguem ter total controlo sob a segurança da infraestrutura. Este é um dos temas que faz com que mais empresas hesitem em adotar soluções Cloud, apesar de todos os benefícios inerentes a esta escolha, embora os ataques informáticos possam ocorrer tanto em On-Premise como em Cloud. Caso as atualizações do software não sejam asseguradas, a plataforma pode tornar-se um alvo mais fácil para os hackers.

– Cloud:

Embora continue a ser um dos pontos sensíveis da Cloud, há alguns prós que compensam em termos de segurança. O facto do software estar sempre atualizado é, sem dúvida, um benefício face aos ambientes On-Premise, diminuindo a probabilidade de possíveis ataques informáticos. Além disso, a empresa fornecedora costuma ter uma equipa totalmente dedicada na segurança do software, de modo a tornar a plataforma o mais segura possível.

On-Premise vs. Cloud: Prós e Contras

Prós de usar On-Premise

✔ Ambiente tecnológico in-house

Algumas empresas podem já ter investido muito dinheiro nos sistemas tecnológicos e em hardware, pelo que é uma forma de utilizar esse investimento.

✔ Total controlo dos dados

Ao terem os dados armazenados nos servidores locais, as empresas têm total controlo em relação a como e onde guardam as suas informações.

✔ Total controlo das atualizações

Num cenário On-Premise, as empresas têm total controlo sobre as atualizações. Assim, fica a cargo da empresa se a atualização vai ser feita e quando é que isto vai acontecer. Por outro lado, a falta de atualizações faz com que os sistemas se tornem mais vulneráveis a ataques informáticos.

✔ Não há custos de armazenamento

Armazenar os dados num servidor da empresa significa que não terá limitações, nem custos extra, em relação à quantidade de informação que necessita de armazenar.

Contras de usar On-Premise

✘ Grande limitação de serviços e features

Há alguns serviços e features que apenas estão disponíveis em ambiente Cloud, pelo que os utilizadores de soluções On-Premise ficam sem acesso a estes recursos.

✘ Necessidade de investir em planos de Disaster Recovery e Backups

No ambiente On-Premise torna-se necessário investir em planos de Disaster Recovery e backups regulares. Este ponto representa custos extra, mas é importantíssimo para garantir que os dados podem ser recuperados caso haja algum ataque informático.

✘ Ciclos de atualizações mais lentos

Geralmente, as soluções On-Premise têm um ciclo mais lento de atualizações. Além disso, as atualizações podem fazer com que seja necessário investir em software e em hardware com maior capacidade.

✘ A falta de atualizações torna o sistema vulnerável a ataques informáticos

Além do lançamento de atualizações ser mais lento, caso estas não sejam asseguradas, todo o sistema da empresa fica ameaçado e vulnerável a ataques informáticos.

✘ Toda a responsabilidade de manutenção e segurança fica a cargo da empresa

Ao deter toda a solução, a responsabilidade de garantir a manutenção e segurança do sistema fica totalmente a cargo da empresa.

✘ Maior complexidade na implementação da solução

Enquanto que as soluções Cloud são simples de implementar e começar a utilizar, as plataformas On-Premise têm de ser instaladas manualmente no servidor.

Prós de usar Cloud

✔ Não é necessário investir em infraestruturas tecnológicas, nem em manutenção

Uma vez que o serviço está alojado na Cloud, deixa de ser necessário gastar tempo e dinheiro na manutenção dos servidores e do hardware. A única coisa que é necessário assegurar é a ligação à internet.

✔ Backups automáticos dos dados

Assegurar o backup dos dados é importante em qualquer situação, quer seja Cloud ou On-Premise, mas nos ambientes Cloud esta tarefa fica facilitada, uma vez que já é inerente ao serviço. Ou seja, ao adquirir um serviço Cloud, o backup e segurança de todos os dados é garantido pelo fornecedor do serviço, pelo que a sua empresa não tem de se preocupar com nada.

✔ Implementação rápida

Para começar a utilizar um serviço Cloud, basta subscrever a plataforma e fazer login. Deixa de haver preocupação em instalar a solução no servidor e nos dispositivos, uma vez que basta aceder à plataforma através do browser.

✔ Escalabilidade

Os utilizadores de Cloud podem fazer upgrade ou downgrade à subscrição da plataforma sempre que quiserem, uma vez que estão a pagar pela utilização do serviço, e não pelo espaço de armazenamento ocupado ou pelo poder de computação necessário para executar a solução. Contrariamente, nos ambientes On-Premise, sempre que é necessário aumentar a capacidade do serviço, muitas vezes isso significa comprar novos servidores e processadores com maior capacidade tecnológica.

✔ Solução sempre atualizada

Em ambiente Cloud, as plataformas são atualizadas automaticamente, o que faz com que a solução utilizada seja sempre a mais recente. Isto garante maior segurança, uma vez que dificulta os ataques informáticos. Além disso, há muitas atualizações que são lançadas apenas para ambiente Cloud, que nunca ficam disponíveis para as soluções On-Premise.

✔ Acessibilidade e flexibilidade

Os serviços Cloud estão sempre acessíveis. Basta uma ligação à internet para que possa aceder a todos os dados, em qualquer momento e local. Isto permite que a empresa se torne mais flexível. Este é um dos principais benefícios face às soluções On-Demand e é particularmente pertinente para empresas que trabalham globalmente, uma vez que pode ser bastante desafiador fazer a conexão com o servidor local da empresa a partir do outro lado do mundo.

✔ Opção mais eco-friendly

Uma vez que não é necessário ter servidores locais sempre ligados, o ambiente Cloud é muito mais eco-friendly porque permite reduzir o consumo energético.

Contras de usar Cloud

✘ Dependência de uma conexão à internet

Ao optar por uma solução Cloud, ficará sempre dependente da conexão à internet. Caso haja uma perda de conexão, tanto dos servidores onde o serviço está alojado, como na internet da empresa, torna-se impossível aceder à plataforma.

✘ Falhas de segurança e privacidade

Há alguns riscos de segurança e privacidade ao armazenar dados remotamente na Cloud. É importante escolher um fornecedor que seja de confiança e com o qual esteja confortável em partilhar os dados da sua empresa.

Microsoft Dynamics 365: qual a melhor alternativa?

Há três principais opções para implementar Dynamics 365 na sua organização: Cloud, On-Premise ou Híbrido. Escolher o modo de hospedagem do Dynamics 365 terá impactos significativos no negócio, nomeadamente como e quando consegue aceder à solução, quais os serviços e features a que terá acesso e qual a entidade responsável por manter a segurança do sistema e fazer a manutenção dos servidores que suportam a plataforma.

Dynamics 365 na Cloud

Uma das vantagens mais imediatas de optar pelo Dynamics 365 na Cloud é o facto de poder aceder a todas as informações onde e quando quiser. Isto é importantíssimo para empresas que necessitam de colaboração remota e em tempo real. A Cloud possibilita também que o acesso à plataforma seja feito através de qualquer dispositivo, incluindo smartphones e tablets, desde que haja uma conexão à internet. Há ainda algumas features e serviços que estão disponíveis apenas na versão Cloud, nomeadamente Machine Learning & AI, Power BI, Flow e PowerApps, Web Portals, Learning Paths e Gamification.

Outra das vantagens mais importantes do Dynamics 365 em ambiente Cloud é que, sempre que é lançada uma nova atualização, o utilizador tem a opção de escolher se quer atualizar e quando o quer fazer, e pode ainda testar as atualizações em ambiente sandbox, de modo a assegurar a compatibilidade, antes de as implementar no sistema. As principais atualizações do Dynamics 365 são lançadas duas vezes por ano, sendo que o utilizador pode fazer delay às mesmas, mas terá sempre de atualizar pelo menos uma vez por ano.

Resumidamente, estas são as principais vantagens de optar por alojar o Dynamics 365 na Cloud:

  • Flexibilidade: possibilidade de aceder a todos os dados onde e quando quiser.
  • Acesso a atualizações exclusivas para Cloud.
  • Nenhuma atualização é obrigatória: o utilizador tem sempre a possibilidade de escolher atualizar, ou não, a plataforma.
  • Possibilidade de testar a compatibilidade das atualizações em ambiente sandbox, antes de as implementar no sistema.
  • Cumprimento do enquadramento legal e do RGPD.
  • Não há necessidade de investir em infraestrutura tecnológica, nem na sua manutenção.
  • Acesso às features de Business Intelligence da Microsoft, que permitem aceder a análises 360º da performance do negócio e a dashboards e reports customizáveis.
  • Sempre disponível: a Microsoft garante que a Cloud está disponível 99,9% do tempo.
  • Garantia de Disaster Recovery: caso o serviço seja interrompido por algum motivo, o Dynamics 365 inclui alguns dos recursos mais robustos de Disaster Recovery do mercado. Os protocolos da Microsoft incluem manter uma cópia dos dados sincronizada e duplicada num segundo servidor, permitindo que os utilizadores possam sempre aceder à plataforma e que o negócio nunca fique imobilizado.
  • Backup automático de todos os dados.
  • Integração nativa com todas as aplicações da Microsoft, incluindo o Sharepoint e o Outlook.
  • Integração com outras aplicações externas através do AppSource. Neste momento há cerca de 500 aplicações incluídas, mas são adicionadas novas integrações todos os dias.
  • Implementação rápida.
  • Escalabilidade: os utilizadores de Dynamics 365 podem fazer upgrade ou downgrade do serviço a qualquer altura, dependendo das necessidades atuais do negócio.
  • Acesso a tecnologia de ponta desenvolvida pela Microsoft, nomeadamente nas áreas de ERP e CRM, que permite aos utilizadores do Dynamics 365 terem vantagem competitiva face à concorrência.

Dynamics 365 On-Premise

O Dynamics 365 On-Premise é uma boa alternativa para as empresas que valorizam maior independência e controlo sob a plataforma. Ao deter o Dynamics 365, torna-se possível customizá-lo e fazer integrações à medida. Nesta opção, é a empresa que fica encarregue de manter todo o sistema tecnológico estável e de fazer a sua manutenção, bem como de garantir a segurança da plataforma. Resumidamente, as principais vantagens de escolher o Dynamics 365 On-Premise são:

  • Controlo total sob a plataforma e dados.
  • Maior grau de customização.
  • Possibilidade de fazer integrações à medida.
  • Inexistência de custos de armazenamento.

Dynamics 365 em ambiente Híbrido

Esta é a terceira opção e une as duas alternativas atrás. Em ambiente Híbrido, o Dynamics 365 está totalmente integrado com a Cloud, mas todos os dados e processos estão armazenados nos servidores locais da empresa. Isto significa que a empresa terá acesso aos serviços exclusivos para Cloud, como o PowerBI, mas todos os dados ficam em sua posse.

Esta é a melhor opção para as empresas que querem tirar partido dos benefícios da Cloud, mas preferem manter todos os dados nos servidores da empresa.

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