Mafalda Martins No universo comercial, muitas oportunidades perdem-se não por falta de interesse dos clientes, mas por falta de acompanhamento. Leads não respondem a um email? Potenciais clientes esquecem-se de marcar uma reunião? A verdade é que, sem um sistema eficaz de gestão de tarefas e atividades, é fácil perder o controlo.
Felizmente, tanto o HubSpot como o Zoho CRM oferecem ferramentas robustas para garantir que nenhuma lead fica por contactar. Neste artigo, exploramos como ambas as plataformas ajudam a organizar o dia-a-dia das equipas comerciais e asseguram um seguimento eficaz de todas as oportunidades.
Porque é que a gestão de tarefas é crítica para o sucesso comercial?
A gestão de tarefas no CRM não é apenas uma questão de organização. É uma estratégia para:
- Garantir acompanhamento atempado das leads em todas as fases do funil.
- Reduzir o esquecimento humano, com alertas automáticos.
- Aumentar a produtividade da equipa, evitando tarefas duplicadas ou perdidas.
- Priorizar as atividades com maior probabilidade de gerar receita.
Um CRM com boas ferramentas de gestão de tarefas permite transformar intenções em acções concretas e sistemáticas.
Como funciona no HubSpot?
O HubSpot oferece uma gestão de tarefas intuitiva e diretamente integrada com contactos, empresas, oportunidades e tickets.
Principais funcionalidades:
- Criação rápida de tarefas associadas a um registo.
- Tipos de tarefa predefinidos (chamada, email, reunião, tarefa geral).
- Listas de tarefas personalizáveis com filtros por prioridade, data ou utilizador.
- Alertas e lembretes automáticos.
- Tarefas recorrentes para seguimentos sistemáticos.
- Integração com o Calendar e Gmail/Outlook.
Exemplo prático:
Um comercial marca uma chamada de seguimento para 3 dias após o envio de uma proposta. A tarefa fica automaticamente associada ao registo da oportunidade e é visível no painel da equipa.
Exemplos das funcionalidades no HubSpot:
Figura 1 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: HubSpot)
Figura 2 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: HubSpot)
Figura 3 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: HubSpot)
Figura 4 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: HubSpot)
E no Zoho CRM?
O Zoho CRM também disponibiliza um conjunto completo de funcionalidades para controlo de actividades e tarefas comerciais.
Principais funcionalidades:
- Tarefas, chamadas e eventos com diferentes tipos de visualização (lista, calendário, Kanban).
- Automatização de tarefas com base em acções ou campos.
- Templos de tarefas para processos repetitivos.
- Rastreamento de tarefas por utilizador ou equipa.
- Alertas e e-mails de lembrete.
- Ligado ao Zoho Calendar e aplicações externas.
Exemplo prático:
Sempre que um novo lead entra na base de dados, uma tarefa de contacto inicial é automaticamente atribuída ao comercial responsável, com prazo de 24 horas e lembrete 1 hora antes.
Exemplo das funcionalidades em Zoho:
Figura 5 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: Zoho)
Figura 6 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: Zoho)
Figura 7 – Exemplo da funcionalidade (Fonte: Zoho)
Melhores práticas para uma boa gestão de tarefas no CRM
- Cria tarefas para tudo o que não fazes imediatamente.
- Usa tipos e prioridades de tarefa para melhor gestão do tempo.
- Liga cada tarefa ao respetivo registo (contacto, empresa ou oportunidade).
- Verifica diariamente o teu painel de tarefas.
- Automatiza ações recorrentes sempre que possível.
- Inclui tarefas nos playbooks de vendas.
Estatísticas Relevantes
- Segundo a HubSpot Research, 46% dos vendedores afirmam que perderam oportunidades por falta de acompanhamento.
- Um estudo da InsideSales revelou que 35% das empresas contactam leads apenas uma vez.
- Empresas que usam CRM com gestão activa de tarefas têm um aumento médio de 29% na produtividade da equipa comercial (Salesforce, 2023).
Conclusão
A gestão de tarefas e atividades é um dos pilares invisíveis do sucesso comercial. Tanto o HubSpot como o Zoho oferecem funcionalidades poderosas para garantir que nenhuma oportunidade é esquecida. O segredo está em adotar boas práticas, tirar partido das automações e garantir que toda a equipa atua de forma alinhada e proativa.
Se queres transformar o teu CRM numa verdadeira máquina de acompanhamento e conversão, começa por organizar melhor as tuas tarefas.
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