Zoho: Como usar o Zoho CRM para automatizar as vendas

Tempo é dinheiro. Num mundo cada vez mais acelerado e em constante mudança, esta máxima cada vez se torna mais importante. Atualmente, uma equipa de vendas que executa a maioria dos processos manualmente, fica para trás contra concorrentes que conseguem otimizar e automatizar os processos e, assim, conseguem ganhar tempo para se focar no que é realmente importante: aumentar as vendas e fazer crescer o negócio. Gerir centenas de oportunidades de negócio e uma equipa comercial com vários elementos pode ser um complicado desafio de organização interna. Há um importante aliado para estas empresas: a tecnologia. Ferramentas como o Zoho CRM permitem automatizar tarefas rotineiras de vendas e aumentar a eficiência destas equipas.

Descubra abaixo o que é um CRM, o que diferencia o Zoho CRM e como esta plataforma permite automatizar os processos de vendas.

O que é um CRM?

O Customer Relationship Management (CRM) é um sistema que gere toda a relação com o cliente, visando a sua satisfação e fidelização a partir da automatização e organização de processos. Deste modo torna-se possível reduzir custos e aumentar os lucros do negócio.

Mas mais do que um software, o CRM é um mindset onde o marketing, as vendas e o serviço ao cliente andam de mãos dadas. Foi criado quando se reconheceu a necessidade de ajudar as empresas a gerir todo o ciclo de venda e de vida dos clientes.

Zoho CRM: O que o diferencia das outras plataformas?

O Zoho tem ganho popularidade nos últimos anos, sobretudo devido ao grande poder das suas tecnologias, desenhadas para albergar todos os departamentos de uma empresa, e à elevada capacidade de customização. Além disto, apresenta uma das melhores relações qualidade/preço do mercado.

Atualmente, o Zoho conta com mais de 45 milhões de utilizadores em todo o mundo e é utilizado por empresas como a Amazon, o Facebook, a Netflix ou a Caetano Retail.

Como automatizar as vendas com o Zoho CRM

1 – Automatizar a geração de leads através de website e redes sociais

Mais do que disponibilizar informações institucionais, o website de uma empresa deve ser um dos principais canais de geração de leads de negócio. O Zoho CRM disponibiliza formulários que, ao serem integrados no website, capturam informação importante sobre os potenciais clientes que fica organizada no CRM, de modo automático.

Também as redes sociais são um importante canal de comunicação com os potenciais clientes. Através delas torna-se possível manter conversas e gerar oportunidades de negócio, bem como dar resposta, em pouco tempo, a dúvidas que possam surgir. Com mecanismos de automatização no CRM, é possível, por exemplo, criar uma regra para que, sempre que alguém mencione a empresa no Facebook ou no Twitter, seja criado o contacto desse utilizador no CRM e atribuído automaticamente a um comercial, que irá interagir e fazer o seguimento desse contacto. Podem ser também configurados outros triggers como mensagens, retweets ou likes.

2 – Automatizar a atribuição de leads

Quando os gestores comerciais atribuem as leads à equipa, nem sempre é fácil manter a mesma proporção de trabalho entre cada comercial. Assim, muitas vezes uns elementos acabam por ter mais follow-ups, e-mails e telefonemas para realizar do que outros. O Zoho CRM tem vários métodos de distribuição de leads:

  • Round-robin: Imagine que tem 4 pessoas na equipa comercial. Através deste método, a primeira lead será atribuída ao comercial 1, a segunda lead ao comercial 2, a terceira lead ao comercial 3, a quarta lead ao comercial 4 e, a partir daí, a quinta lead será atribuída ao comercial 1 novamente, a sexta lead ao comercial 2, e por aí em diante. Assim, todos os comerciais terão o mesmo número de leads atribuídas.
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Round-robin no Zoho CRM
  • Atribuição de leads por owner específico: Imagine que há um comercial dedicado apenas às leads no distrito de Lisboa. É possível selecionar este comercial para ser o owner de todas as leads que surjam com essa característica.

  • Atribuição de leads por canal: Há vários canais de geração de leads, como eventos, campanhas de marketing, website, entre outros. Se todas as leads fossem atribuídas a um só comercial, sem qualquer critério, acabariam por provocar uma redução na produtividade, uma vez que iria haver sobrecarga de trabalho. Para contornar este desafio, o Zoho CRM permite atribuir automaticamente as leads consoante o seu canal de origem, permitindo que determinados comerciais se foquem apenas em leads geradas por eventos, por exemplo.

3 – Automatizar tarefas de follow-up

Imagine que a sua empresa organizou um evento e foram geradas centenas de leads e novos contactos. Fazer o follow-up destes contactos é uma boa prática de qualquer equipa comercial, mas não seria eficiente enviar os e-mails manualmente. Este é um dos maiores benefícios do Zoho CRM: permite automatizar tarefas e poupar tempo precioso para fechar novas vendas. No Zoho CRM é possível automatizar tarefas através de:

  • Regras de workflows: É possível criar regras de workflows para que, por exemplo, quando é criada uma nova oportunidade seja despoletado automaticamente um e-mail de obrigado. É também possível associar workflows a tarefas e campos para que se execute alguma ação quando determinadas condições são cumpridas.

  • Sequências de engagement: Para serem fechados, a maioria dos negócios requer, em média, 5 chamadas de follow-up. No entanto, 44% dos comerciais apenas faz uma chamada (InsideSales). O Zoho CRM representa um importante aliado neste desafio. É possível configurar uma sequência de e-mails de follow-up com vários touchpoints, para serem enviados em diferentes dias da semana a prospects específicos. Isto ajuda a aumentar a taxa de conversão de vendas e também a melhorar a experiência do cliente.

  • Automatizar a rotina de vendas: Para as pequenas e médias empresas, fazer um follow-up eficaz às leads é tão importante como gerar novas oportunidades. O problema começa a aparecer quando se torna difícil acompanhar todos os telefonemas e e-mails que têm de ser feitos, sobretudo quando há prospects que não estão disponíveis no momento ou pedem para ser contactados noutro momento. Gerir este calendário e toda a rotina comercial sem deixar para trás nenhuma lead pode ser um desafio. O Zoho CRM permite agendar alertas, automatizar o envio de e-mails e relembrar telefonemas e follow-ups que têm de ser feitos em cada dia.

4 – Automatizar cenários específicos através de funções

Imagine que tem uma equipa de vendas que trabalha no turno diurno e outra que trabalha no turno noturno. Com a atribuição de leads automática, através do método round-robin, como explicámos acima, todos os comerciais terão associados a si a mesma quantidade de leads. No entanto, neste exemplo, é necessário haver algum mecanismo que distribui essas leads consoante a hora a que são geradas.

As funções do Zoho CRM servem exatamente para isso. Assim, é possível criar funções que adequem os processos do CRM à realidade da sua organização e usá-los juntamente com workflows que ajudem a automatizar e otimizar o trabalho de vendas.

Outro exemplo que é possível automatizar com as funções do Zoho CRM é o cálculo de receita gerada por cada comercial ou o cálculo da margem agregada da equipa. É possível criar uma função que calcule estas métricas automaticamente e as adicione a um campo. Os dados referentes a esse campo serão, então, apresentados num dashboard para facilitar a análise da evolução dos KPI em tempo real.

É também possível, por exemplo, criar funções que enviem um alerta aos responsáveis sempre que um determinado nível de receita é atingido ou quando o valor é demasiado baixo.

5 – Agilizar o processo de vendas

Um dos passos mais cruciais para manter o bom funcionamento e resultados da equipa de vendas é a criação de uma estratégia e método de venda que deverá ser seguido por toda a equipa. Caso contrário, cada comercial terá os seus processos e será muito difícil acompanhar a evolução do negócio. O Blueprint do Zoho CRM ajuda exatamente a definir e automatizar todo o processo de vendas. Com um Blueprint torna-se possível:

  • Definir as fases do funil de vendas e quais os utilizadores associados a cada uma;
  • Guiar a equipa na execução do processo de vendas;
  • Delegar e validar informações importantes contextualmente;
  • Automatizar ações rotineiras de vendas.
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Blueprint process flow no Zoho CRM
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Funcionamento do Blueprint no Zoho CRM

6 – Automatizar o SLA da equipa de vendas

Há determinadas situações que não devem acontecer, como manter um negócio demasiado tempo na fase de qualificação e não fazer o seu follow-up. O Blueprint do Zoho CRM irá garantir que, quando acontece alguma situação que não cumpre o SLA (Service Level Agreement) definido pela empresa, são geradas notificações para alertar para aquela circunstância.

Por exemplo, é possível definir que seja enviado um alerta ao proprietário da oportunidade quando uma lead está mais de 3 dias na fase de qualificação.

Liminal: o parceiro Zoho Portugal ideal para implementar Zoho CRM na sua empresa

A Liminal detém a certificação de Zoho Authorized Partner, assegurando todas as competências para ajudar as empresas na transformação digital dos departamentos de marketing e vendas. A parceria entre a Zoho e a Liminal significa uma abordagem pertinente e inovadora ao modo como os gestores encaram o papel das tecnologias de marketing na transformação digital da empresa.

A estratégia deve sempre ser pensada primeiro. Contudo, o conhecimento e domínio do que se pode fazer com as tecnologias deve influenciar e acelerar a estratégia. As tecnologias suportam a estratégia, mas também podem ter impacto em vários domínios da gestão das empresas e até ditar novas estratégias. A arte está em saber combinar estes dois pólos.

Solicite já uma demonstração de Zoho CRM e veja como esta tecnologia pode melhorar as vendas da sua empresa.

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