Como fazer a transformação digital de uma PME

A transformação digital e a reconversão para o online é, em simultâneo, um dos maiores desafios e oportunidades a ter em conta pelas Micro, Pequenas e Médias Empresas (PME). De acordo com o INE/Pordata, tendo por base valores atualizados em 2021, 99,9% das empresas portuguesas são PME. 96% tratam-se de microempresas, corporações que empregam menos de 10 pessoas e/ou apresentam um volume de negócios ou balanço total anual inferior a 2 milhões de euros. Perante este tecido empresarial é imperativo integrar as novas tecnologias de forma a identificar oportunidades de negócio emergentes, fatores de competitividade, possibilidades de otimização operacional, redução de custos, etc. Neste artigo propomos algumas soluções que permitem potenciar a aceleração digital de uma PME, incorporando o digital como parte central da sua estratégia. Do investimento em ferramentas de análise de dados ou ainda passando pela centralidade do web design como ferramenta de reconfiguração da imagem da empresa. Por exemplo, explorar uma tabela de preços de marketing digital poderá permitir encontrar respostas importantes.

Como fazer a transformação digital de uma empresa passo a passo

Projetar objetivos de negócio equacionando o digital

Em 2020, a empresa de estudos de mercado GfK, em cooperação com a especialista em programas de gestão empresarial PHC Software, realizou um inquérito telefónico no qual questionou mais de 500 gestores de pequenas e médias empresas nacionais.

Uma das considerações centrais do estudo aponta para o início do processo de transformação digital em 90% das PME. Não obstante, na sua maioria há ainda um longo percurso a percorrer de forma a transpor os processos determinantes de gestão para o online.

Para que a estratégia digital permeie toda a estrutura do negócio é importante seguir diversos passos. Ao considerar metas a curto, médio e longo prazo para a empresa é importante compreender quais as metas tecnológicas a integrar nesta estratégia. Antes de ser considerada a comunicação modernizada junto do consumidor, os processos internos precisam de ser melhorados.

Definir uma estrutura de equipa dedicada ao online

A articulação entre o online e offline é um dos pilares essenciais quando pensamos em reconversão para o digital. Não obstante, é importante destacar equipas para gestão dos processos online.

Falamos, por exemplo, de cargos centrais ao digital como um(a) Gestor(a) de Marketing Digital (Chief Marketing Officer – CMO) ou de um(a) Gestor(a) de Tecnologia (Chief Technology Officer – CTO).

Incentivar a formação contínua dos trabalhadores

O meio digital move-se a um ritmo alucinante, o que pode comportar desafios de gestão. Os trabalhadores e trabalhadoras de uma empresa deverão obter competências capazes de os tornar mais eficientes a lidar com as novas tendências no seu respetivo mercado, de forma a que a empresa não fique para trás.

Parte desta adaptação da força laboral ao contexto presente passa ainda por subcontratar certos serviços que possam não ser oferecidos pelo staff que já tem, de forma a manter a inovação sem extenuar recursos econónimos.

Os próprios gestores e gestoras das empresas deverão também adaptar-se a estas mudanças, para que as possam comunicar e incentivar junto da sua rede de trabalhadores e fornecedores.

Novas políticas de contratação, operacionalização e modus operandi

O contexto digital leva a um novo mindset empresarial. A Pandemia teve um papel pivotal nesta aceleração quase forçada, com as corporações a enfrentar um desafio recorrente: reinventarem-se ou caírem a pique.

A reconfiguração de preocupações levou a que a necessidade de contratar novos profissionais aumentasse, de forma a que estes e estas pudessem trazer novas ideias disruptivas ao seio das empresas.

Outra tendência crescente é a descentralização e mobilidade dos trabalhadores, a qual cria novas formas de comunicação interna mais sofisticadas, permite reduzir custos com aluguer de escritórios, possibilita aos funcionários uma qualidade de vida superior e, com as ferramentas digitais corretas, uma maior rentabilidade.

Descobrir ferramentas capazes de potenciar a transformação digital

Existe, atualmente, um sem fim de plataformas capazes de otimizar o desempenho de uma empresa no digital. Estas são transversais a vários departamentos da empresa.

Por exemplo, no que diz respeito à automação relativa a processos de gestão empresarial e financeira, bem como administrativa, estas permitem facilitar processos como processamento de salários, controlo de inventário e vendas, marcação de reuniões e eventos, entre múltiplos outros.

Várias plataformas de apoio à gestão tornam-se fulcrais, em função de cada negócio, como por exemplo:

• CRM – Customer Relationship Manager – tipo de software multifacetado que permite gerir relações com os clientes, reter todo o histórico de interações e melhorar a eficiência do atendimento ao cliente, envio de comunicação personalizada, entre outras valências.

• ERP – Enterprise Resource Planning – software de planeamento de recursos empresariais. Este sistema armazena online, em cloud, tudo o que diz respeito a processos de recursos humanos, movimentações financeiras, cadeia de fornecimento e diversas outras operações. O melhor amigo de qualquer negócio.

• PMS – Property Management System – ferramenta indispensável, hoje em dia, no que diz respeito à gestão turística. Um PMS trata de tudo, de gestão de reservas a processamento de pagamentos e taxas de ocupação, por aí adiante.

Compreender as tendências de comportamento

Um dos alicerces da transformação digital passa por estar onde o consumidor está. É quase redundante apontar que o consumidor está no online. Não só lá se encontra, como cada vez procura mais resolver parte das suas necessidades via meios tecnológicos.

De acordo com o Marktest, em 2020 76% dos portugueses com mais de 15 anos tinham já acesso à internet via computador (44% do tráfego). Os outros 56% preferiam o mobile (tablet e telemóvel). Tendo em conta esta preponderância do mobile, estar presente online já não é suficiente. É necessário otimizar a experiência do utilizador nos dispositivos móveis, de forma a que o nosso site, apps ou outros canais de comunicação sejam apelativos e funcionais.

Já de acordo com a entidade Similar Web, em 2021 o website mais visitado em Portugal é o Google, e por isso o posicionamento de uma PME neste motor de busca é fulcral para o sucesso digital.

Neste âmbito surge a importância da Big Data. Para um negócio crescer precisa de conhecer os seus consumidores, as suas necessidades e comportamentos e cruzar dados em grande volume de forma a atingir um entendimento mais global sobre o seu negócio.

Para responder a estas tendências cada vez mais exponenciadas é importante contratar ou formar programadores especializados em criação de plataformas web e desenvolvimento de apps. Acima de tudo, e particularmente se o produto em si não for tecnológico, é importante ter entre a equipa cientistas e analistas de dados capazes de estudar ferramentas analíticas complexas.

Criar uma estrutura de negócio Omnicanal

No caso de empresas que vendam bens e serviços ao consumidor final, considerar a integração das lojas online de e-commerce com outros canais de venda permite melhorar de forma significativa a jornada do consumidor. Tal irá criar uma boa experiência de compra em todos os canais e um atendimento ao cliente mais orgânico.

Não é nenhuma novidade no online, mas é sempre importante reforçar a importância das plataformas de e-commerce, não só as já mencionadas B2C (Business to Costumer – da empresa para o cliente ), como de B2B (Business to Business – entre empresas). No âmbito da crise pandémica vender e comprar online tornou-se imprescindível e ignorar esta tendência dificultará o sucesso dos negócios.

Posicionar a Comunicação e Marketing na paisagem online

Cada vez mais, as empresas precisam de escolher de forma consciente e analítica os canais de comunicação junto do público que mais irão beneficiar a sua transformação digital.

Quais são as redes sociais nas quais o meu público se move? Precisarei de um site para exibir o meu produto? Que linguagem e tom (formal, informal) vou usar para comunicar com a minha audiência?

Atualmente um negócio precisa de estar disponível para uma comunicação rápida com o consumidor, seja através de chatbots, sistemas de mensagens, newsletters, interação em redes sociais ou via outros serviços de atendimento. O que é mais fundamental é manter a porta sempre aberta.

O departamento de marketing torna-se também fulcral. A estrutura compreenderá um ou uma gerente de marketing, bem como programadores, analistas que estudem o comportamento do consumidor em todos os canais e assistentes de marketing.

Contemplam-se ainda criadores de conteúdo para efeitos de SEO (otimização orgânica de motores de busca), gestores de PPC para propósitos de SEA (publicidade paga em motores de busca) ou ainda um designer gráfico (ou mais) para arquitetar a tão necessária identidade gráfica inconfundível da marca nos vários canais.

Pode encontrar diferentes perfis profissionais que podem ajudar na transformação digital da sua pequena empresa, de programação a produção de conteúdo ou design gráficos na plataforma portuguesa Zaask. Ao fazer o seu pedido, pode receber respostas de até 5 profissionais com avaliações e comentários de anteriores clientes.

Artigo escrito por:

Equipa Zaask