Como Escrever Emails de Outbound 

O primeiro email de uma sequência de prospecção, também conhecido como “primeiro contacto”, é crucial para causar uma boa impressão inicial. Este email define o tom da conversa futura e pode ser a chave para o sucesso de uma estratégia de vendas outbound. Este artigo tem como objetivo “Como Escrever Emails de Outbound”, focado em dicas e nas melhores práticas para escrever um email de outbound que desperte a curiosidade do destinatário e evite respostas negativas ou emails considerados spam. 

A Importância do Primeiro Contacto

Um bom primeiro email numa sequência de outbound é o ponto de partida para construir uma relação que pode evoluir para uma parceria de negócios. Para criar um email eficaz, temos de nos colocar no lugar da prospecção e responder às seguintes perguntas:  

1. Quem é esta pessoa?  

2. Porque está a entrar em contacto comigo?  

3. Como obteve o eu contacto?  

4. Porque é que este email é relevante para mim?  

5. Como é que este produto/solução/serviço me pode ajudar? 

6. Quais são os casos de sucesso da empresa?  

7. Qual é o objetivo deste email?  

8. Está a sugerir um telefonema ou reunião? Qual a duração?  

Melhores Práticas para Estruturação do Email 

1. Introdução – Apresentação da empresa. Breve explicação de como encontrou o contacto da prospeção e porque é que está a entrar em contacto com o mesmo. 

2. Proposta de valor – Destacar como o produto/solução/serviço resolve um problema específico que a prospeção está a enfrentar.  

3. Casos de sucesso – Mencionar clientes relevantes ou casos de sucesso para construir credibilidade.  

4. Call-to-action – Incluir um convite claro para uma ação, como agendar um telefonema ou reunião, download de um conteúdo relevante, responder a uma pergunta específica ou experimentar um free trial.  

Personalização e Precisão 

• Manter o email curto e direto ao objetivo principal.  

• Personalizar o email com o nome da prospecção e informações específicas da empresa. 

• Uma linha de assunto atraente e uma primeira frase convincente são fundamentais para aumentar as taxas de abertura e resposta.  

Exemplos Práticos

Não existe uma solução milagrosa quando se trata de enviar um cold email. Por isso deixamos neste tópico alguns exemplos de emails que os clientes de Amplemarket têm partilhado ao longo do tempo:  

Figura 1 – Exemplo de Email (Amplemarket)

Figura 2 – Exemplo de Email (Amplemarket)

Como Escrever uma Sequência de Emails 

Antes de aplicar técnicas de cold outreach, é importante entender a estrutura de um email. Dividido em cinco secções, cada parte desempenha um papel fundamental para garantir a eficácia da mensagem: 

1. Linha de Assunto 

• Primeira impressão essencial, a linha de assunto e a primeira frase do e-mail são os principais fatores que influenciam as taxas de abertura. 
• Ser coerente, criativo, despertar curiosidade e conduzir à ação. Evitar termos genéricos ou que possam ser vistos como spam. 

2. Introdução 

• Colocar o contexto da interação. Este espaço deve ser usado para estabelecer uma conexão inicial com o destinatário. 
• Utilizar eventos comuns, intenções ou interações anteriores para criar um ponto de conexão. Personalizar sempre que possível para mostrar relevância. 

3. Ponte para a Proposta de Valor 

• Conectar a introdução à proposta de valor. É a transição que prepara o terreno para a apresentação da solução. 
• Empatizar com os pontos de dor e necessidades do destinatário ou destacar histórias de sucesso relevantes. 

4. Proposta de Valor 

• Apresentar a solução de forma clara e concisa. 
• Certificar-se de que a proposta é relevante para o destinatário, ser breve e direto ao ponto. Destacar os principais benefícios e diferenciais do produto ou serviço. 

5. CTA 

• Propor o próximo passo. 
• Dependendo do produto, solução e público-alvo, a chamada para ação pode ser aberta para reflexões ou uma proposta imediata, como agendar uma reunião ou solicitar uma resposta. 

Posicionamento e Tom de Voz 

Entender quem é e com quem está a falar é fundamental para definir a abordagem criativa. O produto, marca, audiência, necessidades e abordagem são componentes cruciais para determinar o posicionamento e tom de voz: 

• Conexão com a Audiência:  O tom de voz deve conectar com o público-alvo e ter o vocabulário adequado para transmitir a mensagem eficazmente. 
• Perguntas Chave: 
  • O público-alvo é experiente no assunto? 
  • O posicionamento é formal, distante, coloquial ou acessível? 
  • Qual é a melhor maneira de interagir com o meu público-alvo? 

Importância do ICP  

Entender o Perfil de Cliente Ideal (ICP) é essencial para qualquer estratégia de Go-To-Market. Um ICP identifica as características demográficas dos clientes que são o melhor ajuste para a empresa, incluindo tamanho, indústria, localização, comportamentos e situações. 

Benefícios de um ICP preciso: 

  1. Foco no Outreach: Maximiza o uso dos recursos disponíveis. 

  2. Redução do Custo por Aquisição (CAC): Otimiza recursos e direciona esforços para leads mais qualificadas. 

  3. Clientes Satisfeitos: Maior adequação e satisfação dos clientes. 

  4. Redução da Taxa de Churn: Clientes felizes permanecem mais tempo, resultando em menor churn. 

Conteúdo 

A qualidade do conteúdo é avaliada pela relevância e criatividade. Boas habilidades de comunicação são importantes, mas a chave é ser relevante e criativo: 

Checklist de Relevância

• Conheço as necessidades e pontos de dor do meu público-alvo? 
• Pesquisei as intenções do público-alvo e como ele se encaixa na minha solução? 
• Tenho dados para uma abordagem personalizada? 
• Este é o momento certo para abordar meu público-alvo? 

Checklist de Criatividade 

• Estou a abordar o público-alvo de um novo ângulo? 
• Estou a usar um cenário “fora do trabalho” para interagir com o público-alvo? 
• Estou a interligar pontos que não eram óbvios? 
• Consigo despertar genuína curiosidade com a abordagem? 

Escrever uma sequência de emails criativa envolve uma combinação de estrutura bem definida, posicionamento claro, entendimento do público-alvo e conteúdo relevante e criativo. Seguindo essas diretrizes, pode aumentar as taxas de abertura, engagement e conversão das campanhas de email. 

Exemplos de boas campanhas de email

Figura 3 – “Traffic Generation Email” (HubSpot) 

Figura 4 – “Awareness Email Marketing” (HubSpot)

Figura 5 – “Revenue Generation Email” (HubSpot)

Como escolher Subject Lines Eficazes 

A subject line é o fator mais importante para determinar as taxas de aberturas dos emails. Dominar a arte de criar linhas de assunto atraentes é essencial para o sucesso das campanhas de email marketing. Estas subject lines são importantes pelo seguinte:  

• Primeira impressão – a subject line é a primeira impressão que vamos dar a conhecer a um potencial cliente. Ela aumentar em 50% as hipóteses de um email ser aberto. (Amplemarket)  
• Processo de vendas – Quanto maior for a taxa de abertura, maior será o número de clientes no final do funil de vendas. 

Segundo a Amplemarket, para aumentar as taxas de abertura de um email, devem ser seguidas as seguintes regras:  

1. Evitar ser Vendedor – O objetivo é iniciar uma conversa e não vender imediatamente. Evitar expressões como “Clique aqui para Desconto”; 

2. Ser Pessoal – Personalizar a subject line com o nome do destinatário ou empresa;  

3. Frase Curta e Direta – Usar palavras simples e ser claro cobre o conteúdo do email;  

4. Ser Coerente – A subject line deve refletir o conteúdo do email. Não vale a pena fazer promessas exageradas ou usar palavras vagas; 

5. Ser Criativo – Evitar clichês; 

6. Despertar Curiosidade – Fazer perguntas que incentivem o destinatário a abrir o email. 

Exemplos de subject lines

Subject Lines Boas

• Café no Blue Bottle em SF?
• {!first_name} – contacto de {!third_party}
• Conselhos sobre quem, na {!name}, pode falar sobre {!subject}
• {!first_name}, está preparado para o RGPD?
• {!first_name} ({!name}) <> {!assistant}

Subject Lines Más

• {!first_name} – Reduza os seus custos!
• Telefona-me amanhã?
• {!first_name} precisa da nossa tecnologia
• Urgente – oportunidade única para {!name}
• Promoção especial para {!name}

Medir o Sucesso 

O objetivo do primeiro email é iniciar uma conversa com os potenciais clientes. Os KPI’s importantes a medir quando se trata se trata do primeiro email são: 

• Percentagem de abertura: A percentagem de abertura é a percentagem de pessoas que abrem os emails, esta é determinada dividindo o número de pessoas que abriram o email pelo número de pessoas que receberam o email. 
• Percentagem de resposta: A percentagem de resposta é a percentagem de pessoas que responderam ao email. Pode ser determinada dividindo o número de pessoas que responderam ao email pelo número de pessoas que receberam o email.  
• Percentagem de conversão: A percentagem de conversão é a percentagem de pessoas que se converteram em novas oportunidades. Corresponde ao número de vendas qualificadas que são geradas. Podemos chegar a este número dividindo os contactos que agendaram uma chamada pelo número de pessoas que receberam o email.  

A Amplemarket realizou um estudo com base em dados de diferentes sectores, e definiram os seguintes parâmetros de referência em termos de resposta para uma sequência completa de emails oubound (geralmente com 6-7 touch points):

Figura 6 – Estudo Amplemarket

Para o primeiro contacto, devemos procurar obter uma taxa de resposta superior a 3,5%. Não se preocupe se este valor parecer baixo, uma vez que 85% das respostas virão através de um email de seguimento. 

Para otimizar as percentagens de abertura e resposta dos emails, ter uma preparação adequada é fundamental para que as equipas de marketing aumentem os volumes de email outbound de forma segura e sustentável. Aqui estão algumas estratégias que devem ser seguidas:  

1. Aquecer a Caixa de Entrada 

O aquecimento da caixa de entrada é essencial para otimizar a reputação do domínio e da caixa de entrada. Isto ajuda a garantir que os emails cheguem às caixas de entrada dos destinatários, evitando filtros de spam. Dados mostram que caixas de correio que utilizaram o aquecimento apresentaram um aumento médio de 5.57% nas percentagens de abertura e 2.74% nas percentagens de resposta. 

2. Subject Lines Personalizadas 

Personalizar as subject linhes, incluindo campos dinâmicos como o nome e empresa do destinatário, é uma maneira eficaz de aumentar as percentagens de abertura e resposta. As subject lines que contêm nome e empresa são as mais utilizadas e demonstraram um pequeno aumento nesses índices. 

3. Números nas Subject Lines  

O uso de números nas subject lines tende a diminuir as percentagens de abertura e resposta. Emails com caracteres numéricos tiveram uma redução de 5.85% nas percentagens de abertura e 1.42% nas percentagens de resposta. Isto pode ser devido à perceção de que esses emails são “spam” ou à deteção automática por filtros de spam de padrões promocionais específicos, como 100%, 0% e 100x. 

4. Comprimento das Subject Lines 

Subject Lines curtas (0-3 palavras) obtiveram as maiores percentagens de abertura, com uma média de 66.91%, e mantiveram boas percentagens de resposta (10.91%). No entanto, emails com 9 ou mais palavras nas linhas de assunto aumentaram gradualmente as percentagens de resposta, atingindo 13.27% para linhas com 15 palavras ou mais. Linhas mais longas podem ser mais específicas e direcionadas a prospeções já nutridas no processo de compra. 

5. Emojis na Subject Line 

Emails que incluem emojis nas subject lines apresentaram percentagens de abertura ligeiramente mais altas (67.81%) em comparação aos emails sem emojis (62.96%). A mesma tendência foi observada nas percentagens de resposta, com emojis atingindo uma média de 12.44%, contra 9.97% para subject lines sem emojis. Embora os emojis não sejam o único fator em jogo, os dados sugerem que vale a pena as equipas de vendas e marketing realizarem testes A/B para avaliar se os emojis fazem uma diferença significativa nas campanhas de outbound. 

A preparação adequada e a personalização das estratégias de email podem ter um impacto significativo nas percentagens de abertura e resposta. Utilizar técnicas como o aquecimento de caixa de entrada, personalização das subject lines, uso estratégico de emojis e evitar números promocionais pode melhorar as campanhas de outbound e aumentar o engagement das prospecções.  

Testes A/B

Para melhorar a eficácia dos emails, realizar testes A/B tendo como variação o horário de envio, a personalização, o CTA e a proposta de valor, são boas práticas para obtermos melhores resultados no envio dos emails.  

Seguindo estas diretrizes, poderemos criar emails de primeiro contacto que não apenas iniciem uma conversa, mas também construam uma relação que leve a futuras oportunidades.  

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